Cara Sederhana Membuat
Lembar Word Dengan Mailing
Membuat data rincian dalam lembar word dengan data yang
banyak misalnya data seratus siswa, akan sulit dilakukan jika dengan menggunakan
lembar word by name. Membuat data siswa seratus siswa misalnya data terdiri dari
nama, tempat lahir, tanggal lahir, agama, nama orang tua,hobi, cita-cita dan
alamat akan lebih mudah dilakukan dengan menggunakan lembar word dengan
menggunakan aplikasi atau mengkaitkan dengan fitur mailing yang ada pada lembar word.. Jika kita menulis satu demi satu tentu nantinya
akan menemukan kesulitan ketika kita melakukan pengeditan atau perbaikan jika
ada penulisan yang salah pada data setiap siswa. Pembuatan lembar word dengan mailing ini akan lebih cepat karena pada prinsipnya kita hanya membuat satu lembar untuk beberapa data.
Untuk lebih jelasnya
ikuti langkah-langkah berikut:
1. Membuat lembar
word.
Pertama yang harus
dilakukan adalah membuat settingan lembar word terlebih dahulu yang memuat
data-data diri. Misalnya seperti gambar di bawah ini.
2. Membuat lembar exel
Langkah berikutnya adalah membuat lembar exel yang memuat
kolom sesuai dengan data yang di butuhkan dalam lembar wordnya. Misalnya kolom
nama, tempat lahir dan sebagainya sesuai data pada lembar exel. Jangan lupa
pastikan kolom pada masing- masing kolom terisi dengan benar.
3. Simpan exel dan word pada folder
Jika data exel sudah
selesai dan dipastikan sudah benar dan valit maka langkah selanjutnya adalah
menyimpan exel tersebut pada folder yang diinginkan. Begitu pula jangan lupa
lembar word juga disimpan pada folder yang diinginkan.
4. Mengaitkan lembar word dan exel
a. Bukalah lembar word yang memuat data siswa kemudian klik
mailing.
b. Klik pada “select recipients”
c. Pilih “use Existing
list”.
d. Arahkan ke file exel yang telah disiapkan.
e. Pilih sheet yang memuat data siswa tersebut, sehingga
muncul seperti di bawah ini
f. Letakkan kursor setelah titik dua pada nomor induk
g. Tekan "insert Merger Field" kemudian klik tulisan nomor induk siswa maka akan muncul
h. Lakukan seterusnya sampai seluruh data muncul seperti
gambar
i. Langkah selanjutnya tekan preview results maka data siswa
yang diinginkan sudah terlihat.
Untuk mengetahui data siswa yang lain silahkan diklik anak
panah ke kanan dan ke kiri.
5. prin out data
Langkah terakhir untuk menyelesaikan data adalah mencetak
data tersebut. Cara mencetak data tersebut silahkan tekan “finish & merge
kemudian pilih print document. Pencetakan dapat dilakukan name by name
6. Hal yang harus diperhatikan.
Ketika membuka file word untuk mengaitkan dengan exel maka
exel jangan dibuka karena ini akan merusak file word yang akan anda buat.
Jika pada exel terjadi kesalahan dan perlu perbaikan maka
silahkan edit dan ditutup kembali kemudian buka word seperti pada langkah
empat.
Semoga bermanfaat. Selamat mencoba…
Related Posts:
